Erhvervs- og Selskabsstyrelsen
Udfordring: Implementering af et centralt standardsystem, der kan håndtere digitale indberetninger fra danske virksomheder på Virk.dk.
Download case som PDF
”Nu kan vi selv bygge vores blanketter”
Erhvervs- og Selskabsstyrelsen er
ansvarlig for at håndtere lovpligtige indberetninger fra danske
selskaber og virksomheder via 60 forskellige blanketter på Virk.dk.
Da Erhvervs- og Selskabsstyrelsen valgte at se sig om efter en ny
løsning til at oprette og redigere blanketter i - en løsning, der
kunne give en længe ønsket fleksibilitet i håndtering digitale
blanketter - skilte Capevo og XForm sig ud fra
mængden.
"Da jeg tiltrådte min stilling, stod det klar for mig, at vores
løsning til håndtering af digitale blanketter var ufleksibel og
manglede funktionalitet", forklarer Regine Johanne Kjems,
projektleder hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen.
"Vi var desuden låst til alt for store udgifter, fordi vi
hverken kunne udforme eller rette i formularerne selv, men var
tvunget til at lægge dette arbejde ud til eksterne
konsulenter."
I kraft af at online-blanketter er en vigtig del af Erhvervs- og
Selskabsstyrelsens arbejde mod den fulde digitalisering af det
offentlige Danmark i 2012, iværksatte Regine Johanne Kjems en
undersøgelse af mulige alternativer til deres tidligere leverandør
af digitale blanketter.
Herunder ønskede man at finde frem til et nyt blanketværktøj,
der var nemt at arbejde med, og hvor man kunne nøjes med at
redigere og administrere blanketterne ét sted - uanset hvor mange
steder blanketten var placeret.
"Da jeg blev præsenteret for Capevo XForm oplevede jeg, at kunne
"se" vores sagsbehandlere sidde og arbejde med værktøjerne", siger
Regine Johanne Kjems.
"XForm tilgodeser til fulde de forestillinger, vi gjorde os
omkring en online blanketløsning. Blandt andet kan vi selv bygge og
redigere blanketterne i den udstrækning vi føler, vi har ressourcer
til det. Ellers kan vi be' Capevo om at gøre det for os. Og så er
XForm et særdeles enkelt og brugervenligt værktøj, hvilket er en
naturlig fordel i en organisation, hvor medarbejderne har blandede
IT-forudsætninger."
Fleksibilitet til at følge lovgivningens udvikling
Som en standardiseret, brugervenlig og skalerbar
systemplatform understøtter Capevo XForm Erhvervs- og
Selskabsstyrelsens behov for et fleksibelt system, som hurtigt kan
omsætte lovændringer og statistikbehov til præcise
indberetningsløsninger.
Erhvervs- og Selskabsstyrelsen sørger blandt andet for at
bestyre grundregistreringen af danske virksomheder og selskaber.
Registrering foregår delvist ved indberetning i blanketter, der er
udviklet i forlængelse af et konkret, lovbestemt informationsbehov.
Det medfører, at blanketterne skal være særdeles nøjagtigt
udformede. Samtidig bliver disse formularer løbende tilrettet i
takt med lovændringer og de nødvendige tolkninger af samme.
I alt administrerer styrelsen information indberettet via 60
forskellige blanketter. Heraf er de 40 egentlig digitale
blanketter, som kan udfyldes online. De resterende 20 er
PDF-dokumenter, som virksomhederne udskriver og udfylder
fysisk.
Med valget af Capevo som leverandør fik Erhvervs- og
Selskabsstyrelsen det brugervenlige og centraliserede værktøj, man
var på udkig efter. Ifølge projektleder Regine Johanne Kjems var
det en yderligere bonus, at XForm er en skalerbar løsning, hvor man
kan vælge at begynde i det små og flytte blanketterne over på det
nye system, efterhånden som ressourcerne tillader det. Desuden
vinder Erhvervs- og Selskabsstyrelsen fleksibilitet ved, at man pt.
kan lade Capevo fungere som Application Service Provider for så
senere at flytte XForm over på egne servere, når det kan betale
sig. Og så støtter XForm de krav, som Erhvervs- og
Selskabsstyrelsen stiller til intern kvalitetsstyring og
rollefordeling.
Samarbejdet med Capevo tog sit udgangspunkt i Folketingets krav
om registrering af udenlandske tjenesteydere (RUT). I forbindelse
med lovforslagets fremlæggelse i efteråret 2007 startede også
udviklingen af den tilhørende blanket. Undervejs - til loven trådte
i kraft 1. maj 2008, og blanketten blev lagt op på virk.dk - var
der en række ændringer i loven og dermed i blanketten.
Hurtige resultater ved lovændringer
"Ved udviklingen af en blanket er det vigtigt at sikre, at
virksomhederne indberetter de data, som loven kræver, men herudover
kan der være informationer af fx statistisk betydning, som vi gerne
indhenter i forbindelse med en konkret blanket. Alt i alt medfører
det et omfattende arbejde med tolkning af lovteksten og et stort
løbende samarbejde med andre interessenter - som fx SKAT og
Beskæftigelsesministeriet", forklarer Regine Johanne Kjems.
"Derfor er vi ikke blot meget nøjagtige med udformningen af
blanketten som helhed, men også med hvilke felter, som skal være
obligatoriske. Når det gælder nye love indebærer det en langstrakt
iterativ proces. Med denne første blanket har vi samtidig haft
stort behov for støtte fra Capevo, men de har været særdeles gode
til at lytte til os og hurtigt skabe resultater. Desuden har de
været fleksible til at gå ud over de oprindelige
kravspecifikationer, når der var behov for det."
Blanketten RUT, der nu har været publiceret og benyttet til
registrering siden maj 2008, var den første i rækken af
blanketter, som håndteres i Capevo XForm. Blanketten til
registrering i RUT er ikke specielt repræsentativ for mulighederne
med XForm, da blanketten ofte udfyldes af virksomheder i udlandet,
som ikke har en dansk digital signatur. Men XForm som løsning er
stærk på digitale signaturer, så der er ingen tvivl om valget hos
Erhvervs- og Selskabsstyrelsen.
Fakta: Kort om Erhvervs- og Selskabsstyrelsen
Erhvervs- og Selskabsstyrelsen er en styrelse under Økonomi- og
Erhvervsministeriet. Styrelsens primære arbejdsområde er at bestyre
grundregistreringen af alle danske virksomheder. Erhvervs- og
Selskabsstyrelsen udarbejder desuden love og regler inden for
områderne årsregnskaber, selskaber, restaurationer, dørmænd,
revisorer, hjemmeservice, lukkeloven m.fl.
Desuden rådgiver Erhvervs- og Selskabsstyrelsen andre
ministerier om regelforenkling, måler byrderne i ny og eksisterende
lovgivning og udvikler digitale løsninger med henblik på at skabe
administrative lettelser for virksomhederne. Og endelig støtter
styrelsen virksomhederne i at integrere arbejdet med samfundsansvar
i deres forretningsstrategi og kernekompetencer.
Blanketterne for indberetning til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen
ligger på www.virk.dk.
