Region Syddanmark
Udfordring: Implementering af et centralt system til håndtering af tusindvis af daglige indberetninger i hele regionens organisation.
Download case som PDF
Region behandler tusindvis af formularer hver eneste dag
Med et budget på næsten 24 milliarder kroner og ansvar
for bl.a. 19 sygehuse er det ikke svært at forstå hvor mange
tusinde formularer, der dagligt skal igennem systemet hos Region
Syddanmark. Derfor havde regionen brug for en it-løsning, som kunne
håndtere datafangsten nemt og enkelt. Valget faldt på Capevo
XForm.
"Vi har selvfølgelig meget avancerede formularer, men langt de
fleste er ret simple. Til gengæld har vi utroligt mange af dem, og
det stiller krav til vores system. Med XForm kan vi samtidig være
sikre på, hvem der har sendt en formular og behandle vores data i
den samme arbejdsgang. Det gav problemer tidligere, og det er
noget, der giver værdi nu," fortæller it-arkitekt Christian
Wiggers.
Med XForm er Region Syddanmark sikre på, at alle nødvendige
informationer indgår med det samme. I dag bliver XForm derfor
benyttet ved alle typer af formularer lige fra anmodninger om
inspektioner af forurenede grunde over konferencer til tilmeldinger
til julefrokoster.
Tidligere havde Region Syddanmark et CMS-system, hvor man også
kunne lave formularer. Men det krævede, at man kunne programmere
html selv.
"Så det var ikke særligt brugervenligt. Vi havde brug for noget,
der var langt lettere at bruge, og her var XForm relativt unikt.
Mindst to tredjedele af vores formularer benytter en eller anden
form for webservice, og derfor er det meget vigtigt, at det er nemt
at sætte op," forklarer Christian Wiggers.
Frit slag efter kursus
Region Syddanmark har købt XForm på en entrepriselicens og
står derfor selv for driften samt en stor del af opdateringerne og
sikkerheden. Denne løsning er valgt, fordi hvert enkelt af de 19
sygehus-afdelinger har egen HR- og it-stab. Der er altså en række
store interne kunder i Region Syddanmark.
I dag henvender de enkelte afdelinger sig diekte til den
centrale it-afdeling i regionen, hvis der opstår behov for
support.
"Det gør, at vi får opbygget nogle stærke interne kompetencer og
bedre kan holde budgettet, når vi bruger flest mulige kræfter
internt. Vi har stillet systemet frit til rådighed for hele
organisationen. Men vi har dog visse basiskrav til brugerne. De
skal på kursus først, men bagefter er der frit slag," fortæller
Christian Wiggers.
De medarbejdere, som skal arbejde med XForm, får enten et
internt kursus eller bliver sendt på et hos Capevo i København.
Det gode eksempel
Et godt eksempel på hvordan Region Syddanmark bruger XForm
er Sydvest Sygehus, der bruger systemet til journalbestilling. Her
er der en åben journalbestilling og en akut bestilling, hvor det
kun er betroede brugere, der har adgang.
"Sygehuset har 700 journaler, der ryger gennem systemet hver uge
på denne måde. Og samtidig holder systemet øje med hvem der
har bestilt dem," fortæller Christian Wiggers.
Et andet eksempel var, da ledelsen i Region Syddanmark i 2009
afsatte en portion penge til videreuddannelse af personalet. Her
blev der benyttet en formular til ansøgning af penge, hvor man
bl.a. kunne angive, hvorfor man søgte. Her har man samtidig kunnet
se, hvad status var på ansøgningen, hvis man undrede sig over ikke
at have fået svar.
"Men det er blot et par få eksempler på, hvad vi bruger XForm
til. Den indgår generelt i alle vores formularer, og det er et
virkelig godt system," siger Christian Wiggers.
"Vi føler os værdsat som kunde"
Som kunde er det vigtigt at opleve en leverandør, der altid står
klar. Det giver tryghed, og er den direkte vej, hvis man vil på min
positiv-liste, fortæller it-arkitekt hos Region Syddanmark,
Christian Wiggers.
"Helt overordnet er det meget vigtigt for os at have et
fornuftigt forhold til vores leverandør af it-løsninger. Vi vil
gerne have følelsen at blive værdsat f.eks. ved, at der er hurtig
svar på vores henvendelser. Hvis jeg har den fornemmelse, så står
du på min liste som en både god og kvalificeret leverandør," siger
Christian Wiggers fra Region Syddanmark.
Han var med til at vælge Capevo, da regionen for tre år siden
skulle vælge en ny leverandør af et it-system, der kunne håndtere
de tusindvis af formularer, som hver dag er en naturlig del af en
stor offentlig virksomhed.
I valg af leverandør spurgte it-arkitekten sine kollegaer i
andre regioner og kommuner, og her pegede bl.a. Københavns Kommune
på Capevo som et godt valg.
"Med den anbefaling i ryggen, havde vi derfor heller ingen
bekymringer ved at vælge Capevo. Vi var trygge ved, at det var en
kompetent leverandør, ligesom jeg kendte XForm og dets muligheder i
forvejen," fortæller Christian Wiggers.
Gode til løsninger
Når en stor offentlig virksomhed skifter it-system skorter
det ikke på dårlige eksempler på, at det er gået galt. Men
integrationen af XForm som platform for de fleste formularer i
Region Syddanmark bød ikke på problemer udover, hvad man må
forvente.
"Det var generelt en god oplevelse og en fornøjelse at integrere
det nye system. Der har da været dårlige oplevelser med
opdateringer, og servere der er blevet fyldt op hurtigere end
forventet. Men i store træk har vi sjældent problemer med selve
formularerne," forklarer Christian Wiggers.
Han understreger samtidig, at enhver it-ansvarlig forventer
visse problemer, men det afgørende er muligheden for at løse
problemerne hurtigt. Muligheden for at komme hurtigt i
kontakt med sin leverandør af it-løsninger er i det hele taget
noget som Christain Wiggers understreger igen og igen.
"Min gode oplevelse af samarbejdet med Capevo skyldes netop, at
de har så kort responstid. De er nemme at komme i kontakt med og de
kommer med brugbare svar hurtigt, så det er ganske enkelt en
fornøjelse," forklarer Region Syddanmarks it-arkitekt.
Fakta: Kort om Region Syddanmark
Med et befolkningstal på ca. 1,2 mio. er Region Syddanmark den
tredjestørste region i landet efter Hovedstaden (1,6 mio.) og
Midtjylland (1,24 mio.). Regionen er arealmæssigt Danmarks
næststørste med 12.191 km², kun overgået af Region Midtjyllands
13.142 km².
Region Syddanmark består af de tidligere Fyns, Ribe og
Sønderjyllands amter, samt de tidligere kommuner Børkop, Egtved,
Fredericia, Give, Jelling, Kolding, Lunderskov, Vamdrup og Vejle.
Regionens centrale forvaltning ligger i Vejle.
Regionen består af 22 kommuner, hvoraf de tre folkerigeste er
Odense, Esbjerg og Vejle med hhv. ca. 187.000, 114.000 og 105.000
indbyggere. Fanø Kommune har regionens laveste indbyggertal med ca.
3.000 indbyggere.
Region Syddanmarks hovedopgave er sundhedsvæsenet. Derudover har
regionen et overordnet ansvar for den regionale udvikling og skal
løse opgaver, som de nye kommuner ikke selv kan løse. Regionens
offentlige sygehuse er placeret i 19 forskellige byer.
Da regionerne ikke selv må udskrive skatter, bliver alle opgaver
finansieret gennem tilskud fra staten og bidrag fra kommunerne i
regionen. I 2010 kostede Region Syddanmark knap 24 milliarder
kroner at drive. Af de penge udgjorde bloktilskuddet fra staten ca.
75 pct.
Region Syddanmark bliver ledet at et regionsråd, der har 41
medlemmer.
